Pagina met periodieke rapportagegegevens


Deze pagina geeft informatie over de meldprocedure en de online meldhulpmiddelen (Auteur-e) en EU SYGMA. Deze tools stellen partners in het project in staat om zowel de vereiste wetenschappelijke als managementrapportages te produceren.

De SoilCare rapportageschema periode 4 geeft een overzicht van de deadlines voor het indienen van rapporten, gegevens, enz.

Algemene informatie

In deze sectie kan enige algemene informatie worden bekeken over de twee online rapportagetools Author-e en SYGMA;

  • Een document met een algemeen overzicht en uitleg van de periodieke rapportage voor SoilCare zoals uitgegeven door de EU kan hier worden gedownload: (EU-richtlijn - Periodieke rapporten.pdf )
  • Het tijdschema voor de SoilCare-rapportage 2020 (Periode 3) geeft een overzicht van de deadlines voor het indienen van meldingen, gegevens, etc. kunt u hier downloaden: (SoilCare rapportageschema periode 4.pdf)

Het Periodiek Verslag bestaat uit 2 delen: (A) Financiële rapportage en (B) Wetenschappelijke rapportage. Deze twee secties worden hieronder beschreven.

A. Financiële rapportage in SYGMA

De financiële rapportage wordt gedaan met behulp van de SYGMA online tool (toegankelijk via de online EU Deelnemer Portal ), door de financiële afdeling of financieel verantwoordelijken van elke projectpartner.

Te volgen stappen voor financiële rapportage (door financieel verantwoordelijke partner):

  1. een overzicht maken van de kosten van de verslagperiode,
  2. inloggen op de Deelnemersportaal (PP),
  3. klik in de linkerrand op 'Mijn Project(en)',
  4. zoek 'SoilCare' in de lijst met projecten en klik rechts op de knop 'Project beheren',
  5. in het eerste oranje blok met de titel 'Periodieke rapportage', klik op het woord 'Financieel gedeelte'; het SYGMA-systeem opent in een nieuw venster. 
  6. Vul het volledige formulier in dit venster in. Tussentijds sla je werk op met de 'SPAREN' knop. Geef ook details over elke kostenpost (bijv. personeel) die wordt gedeclareerd met behulp van de R-pictogram Deelnemersportaal icoon. 
  7. Valideer tot slot het formulier met de 'Validate' -knop en corrigeer tekortkomingen.
  8. Na 'Bevestigen' en 'Opslaan' kunt u het venster sluiten. Om verdere bewerking te voorkomen, kunt u op de 'Lock for Review' -knop aan het einde van de 'Financieel deel' lijn.
  9. Lever het Formulier-C in bij de coördinator via de 'Teken & Verzenden' -knop. (coördinator wordt automatisch verwittigd vanuit de PP en controleert je afschrift),
  10. De Coördinator zal het Form-C van FORCE indienen bij de EU.

Hieronder vindt u een lijst met gebruikershandleidingen die u helpen bij het online invullen van de Form-C-documenten.

Wanneer is het overleggen van een Audit Certificaat nodig?

Voor het project SoilCare hebben we specifieke regels voor het aanleveren van Auditcertificaten. Een Audit Certificaat mag alleen worden verstrekt door elke partner in het project met de laatste projectperiode, maar alleen wanneer de totale door de EU gevraagde bijdrage in het project gelijk is aan of hoger is dan 325.000 Euro voor een partner (dit is het bedrag ZONDER overhead).

  • Meer informatie over het formaat van Audit Certificaten vindt u HIER.(link naar EU-website - zie kop 'Certificatie op financieel overzicht (CFS)').
  • Er kan een sjabloon voor een auditcertificaat worden gedownload HIER (PDF-bestand).

B. Wetenschappelijke rapportage met Author-e

De wetenschappelijke rapportage gebeurt met behulp van de Author-e online tool (online toegankelijk via opdrachten per e-mail)), door Werkpakket (WP) leider van elk Werkpakket en door de coördinator. De online wetenschappelijke rapportagetool van Author-e is een handige tool die online samenwerking mogelijk maakt zonder dat u Word-bestanden per e-mail hoeft rond te sturen. Author-e faciliteert ook WP-leiders om hun opdrachten uit te leggen aan andere projectpartners.

Te volgen stappen (WP-leiders):

  1. wachten op de ontvangst van een Author-e-opdracht per e-mail die u wordt toegestuurd vanuit de Author-e-tool (door de coördinator),
  2. open het Author-e e-mailbericht en klik op de toewijzingslink, de Author-e tool wordt geopend,
  3. Als u een nieuwe gebruiker van het systeem bent, zal het systeem u vragen om een ​​wachtwoord in te stellen.
  4. lees de instructies in Author-e en schrijf uw rapport in Author-e, of kopieer/plak uw eerder geschreven rapport in Author-e. Het is ook mogelijk om eigen opdrachten te genereren en te versturen naar andere projectpartners (zie hiervoor de handleidingen),
  5. laat na het schrijven de coördinator weten dat je er klaar voor bent,
  6. de coördinator controleert je melding,
  7. wanneer de coördinator vraagt ​​om wijzigingen in je verslag, krijg je een extra opdracht,
  8. als de coördinator tevreden is, zet hij de status van de opdracht op 'KLAAR'.

Gebruikersbegeleiding is te vinden in het Author-e Help-menu, na inloggen.

Handige Links

De volgende links zijn beschikbaar voor meer informatie of toegang tot de online diensten: