Informationsseite zur regelmäßigen Berichterstattung


Diese Seite informiert über das Meldeverfahren und die Online-Meldetools (Autor-e) und EU SYGMA. Diese Tools ermöglichen es den Projektpartnern, sowohl die erforderlichen wissenschaftlichen als auch Managementberichte zu erstellen.

Der SoilCare-Berichtszeitraum 4 gibt einen Überblick über die Fristen für die Einreichung von Berichten, Daten etc.

Allgemeine Hinweise

In diesem Abschnitt können einige allgemeine Informationen zu den beiden Online-Berichtstools Author-e und SYGMA eingesehen werden;

  • Ein Dokument mit einer allgemeinen Übersicht und Erläuterung des von der EU herausgegebenen periodischen Berichts für SoilCare kann hier heruntergeladen werden: (EU-Richtlinie - Periodische Berichte.pdf )
  • Der Zeitplan für die SoilCare-Berichterstattung 2020 (Periode 3) gibt einen Überblick über die Fristen für die Einreichung von Berichten, Daten etc. kann hier heruntergeladen werden: (SoilCare-Berichtszeitraum 4.pdf)

Der Periodische Bericht besteht aus 2 Abschnitten: (A) Finanzberichterstattung und (B) Wissenschaftliche Berichterstattung. Diese beiden Abschnitte werden im Folgenden beschrieben.

A. Finanzberichterstattung in SYGMA

Die Finanzberichterstattung erfolgt über das SYGMA-Online-Tool (zugänglich über das Online-EU Teilnehmerportal ), durch die Finanzabteilung oder Finanzverantwortliche jedes Projektpartners.

Schritte für die Finanzberichterstattung (durch den Finanzverantwortlichen des Partners):

  1. einen Überblick über die Kosten des Berichtszeitraums zu machen,
  2. Einloggen in die Teilnehmerportal (PP),
  3. Klicken Sie im linken Rand auf 'Meine Projekte',
  4. Suchen Sie 'SoilCare' in der Liste der Projekte und klicken Sie rechts auf die Schaltfläche 'Projekt verwalten'.
  5. im ersten orangefarbenen Block mit dem Titel 'Periodische Berichterstattung', klicke auf das Wort 'Finanzieller Teil'; das SYGMA-System öffnet sich in einem neuen Fenster. 
  6. Füllen Sie das vollständige Formular in diesem Fenster aus. Zwischenspeichern Sie Ihre Arbeit mit dem 'SPEICHERN' Taste. Machen Sie auch Angaben zu allen Kostenpositionen (z. B. Personal), die über R-Symbol Teilnehmerportal Symbol. 
  7. Abschließend validieren Sie das Formular über den 'Validieren'-Button und korrigieren Mängel.
  8. Nach 'Validieren' und 'Speichern' können Sie das Fenster schließen. Um eine weitere Bearbeitung zu verhindern, können Sie auf die Schaltfläche "Zur Überprüfung sperren" am Ende des "Finanzieller Teil' Linie.
  9. Senden Sie das Formular C über den 'Sign & Submit' -Button an den Koordinator. (Koordinator wird automatisch vom PP benachrichtigt und prüft Ihre Abrechnung),
  10. Der Koordinator wird das Formular C von FORCE bei der EU einreichen.

Nachfolgend finden Sie eine Liste mit Benutzerhandbüchern, die beim Online-Ausfüllen der Form-C-Dokumente helfen.

Wann ist die Vorlage eines Audit-Zertifikats erforderlich?

Für das SoilCare-Projekt haben wir spezielle Regeln für die Einreichung von Audit-Zertifikaten. Ein Audit-Zertifikat muss nur von jedem Partner des Projekts mit der letzten Projektperiode vorgelegt werden, jedoch nur, wenn der von der EU beantragte Gesamtbeitrag für das Projekt 325.000 Euro oder mehr für einen Partner beträgt (dies ist der Betrag OHNE Gemeinkosten).

  • Weitere Informationen zum Format von Auditzertifikaten finden Sie KLICKEN SIE HIER.(Link zur EU-Website – siehe Überschrift „Certification on Financial Statement (CFS)“ ).
  • Eine Vorlage für ein Audit-Zertifikat kann heruntergeladen werden KLICKEN SIE HIER (PDF-Datei).

B. Wissenschaftliche Berichterstattung mit Author-e

Die wissenschaftliche Berichterstattung erfolgt über das Online-Tool Author-e (erreichbar online durch Zusendung von Aufgaben per E-Mail), vom Leiter des Arbeitspakets (WP) jedes Arbeitspakets und vom Koordinator. Das Online-Tool zur wissenschaftlichen Berichterstattung von Author-e ist ein praktisches Tool, das eine Online-Zusammenarbeit ermöglicht, ohne Word-Dateien per E-Mail zu versenden. Author-e erleichtert auch WP-Leitern, ihre Aufgaben für andere Projektpartner festzulegen.

Zu befolgende Schritte (WP-Leiter):

  1. auf den Empfang einer Author-e-Aufgabe per E-Mail warten, die Ihnen vom Author-e-Tool (vom Koordinator) zugesandt wird,
  2. Öffnen Sie die Author-e-E-Mail-Nachricht und klicken Sie auf den Zuordnungslink, das Author-e-Tool wird geöffnet.
  3. Wenn Sie ein neuer Benutzer des Systems sind, fordert das System Sie auf, ein Passwort festzulegen.
  4. Lesen Sie die Anweisungen in Author-e und schreiben Sie Ihren Bericht in Author-e, oder kopieren Sie Ihren zuvor verfassten Bericht in Author-e und fügen Sie ihn ein. Es ist auch möglich, eigene Aufgaben zu erstellen und an andere Projektpartner zu versenden (siehe dazu die Handbücher),
  5. Benachrichtigen Sie nach dem Schreiben den Koordinator, dass Sie bereit sind,
  6. der Koordinator prüft Ihren Bericht,
  7. Wenn der Koordinator Änderungen in Ihrem Bericht anfordert, erhalten Sie einen zusätzlichen Auftrag,
  8. wenn der Koordinator zufrieden ist, setzt er den Status der Zuweisung auf 'BEREIT'.

Die Benutzerführung finden Sie nach der Anmeldung im Author-e-Hilfemenü.

Nützliche Links

Die folgenden Links stehen zur Verfügung, um weitere Informationen zu erhalten oder Zugang zu den Online-Diensten zu erhalten: